Hoe kun je jouw to-do lijst korter maken
Als jouw to-do lijst ècht korter moet worden ... ook wanneer je er een heleboel hebt!
Herkenbaar? Je staat voor de klas, terwijl in je hoofd een to-do lijst ronddraait. Er liggen nog stapels werkboeken te wachten om nagekeken te worden, de oudergesprekken moeten worden ingepland, en de administratie voor het leerlingvolgsysteem stapelt zich op. En dan is er nog het lesmateriaal dat voorbereid moet worden voor de lessen van morgen. Je hoofd is een spinnenweb van taken: er staat een to-do lijst in je agenda, eentje in je telefoon, en zelfs in je hoofd zweven allerlei losse taken rond die ’s nachts naar boven komen als je probeert te slapen. Misschien ligt er zelfs een notitieblokje naast je bed om die gedachten van je af te schrijven. Conclusie: je hebt overal to-do lijsten, maar het overzicht ontbreekt. Hoe krijg je deze chaos onder controle?
Je hoofd is een spinnenweg van taken en het voelt alsof je nooit klaar bent!
Orde scheppen in de chaos is geen makkelijke klus
Als leraar is het orde scheppen in deze chaos een flinke uitdaging. Niet alleen heb je de verantwoordelijkheid over de klas en je leerlingen, maar ook buiten de lesuren blijft het werk doorgaan. Het plannen van lessen, vergaderen met collega’s, communiceren met ouders; het voelt alsof je nooit klaar bent. Hoe maak je een to-do lijst die overzichtelijk is én je helpt om daadwerkelijk dingen gedaan te krijgen, zonder dat je het gevoel hebt dat de taken zich blijven opstapelen?
Stap één: plan tijd in voor je to-do lijst
Een simpele, maar effectieve oplossing is om tijd te plannen in je agenda voor het afhandelen van je to-do lijst. Zie het als een afspraak met jezelf. Net zoals je een oudergesprek of teamvergadering inplant, blokkeer je een uur in je agenda dat alleen voor jouw to-do lijst is gereserveerd. Tijdens dit uur ga je aan de slag met het afvinken van taken. En net zoals je een oudergesprek niet zomaar verzet, verschuif je deze afspraak met jezelf ook niet. Het is jouw tijd om orde te scheppen in de chaos.
Stap twee: wees onbereikbaar tijdens jouw to-do tijd
Tijdens deze gereserveerde tijd ben je net zo onbereikbaar als wanneer je met een klas vol leerlingen voor je staat. Zet je telefoon op stil, sluit je e-mail, en geef jezelf de ruimte om je volledig te focussen op je taken. Blokkeer maximaal een uur, want langer dan dat kan zorgen voor afleiding of een vermindering van je concentratie. Plan dit blok op een moment waarop de kans dat iemand je stoort minimaal is, bijvoorbeeld tijdens een stil uur in de klas wanneer de kinderen zelfstandig werken, of na schooltijd als de leerlingen naar huis zijn.
Stap drie: besluit van tevoren wat je gaat doen
Dit is de stap die vaak over het hoofd wordt gezien. Plan niet alleen een uur in voor je to-do lijst, maar beslis ook vooraf welke taken je in dat uur gaat aanpakken. Stel jezelf voor: het is dinsdagmiddag, de schooldag zit erop, en je hebt tussen 16:00 en 17:00 uur tijd gereserveerd voor je to-do lijst. In plaats van op dat moment nog te bedenken wat je gaat doen, besluit je vooraf welke taken je gaat aanpakken. Misschien heb je een deadline voor de lesvoorbereidingen voor volgende week, of moet je een oudergesprek voorbereiden. Wat het ook is, beslis het van tevoren en zet deze taken duidelijk in je agenda.
Waarom werkt dit?
Vaak mislukt het aanpakken van to-do lijsten omdat je pas begint na te denken over wat je gaat doen als je al in je geplande tijdsblok zit. Je verspilt dan kostbare tijd aan het wikken en wegen welke taak het belangrijkste is, terwijl alles eigenlijk even belangrijk voelt. Deze twijfel verhoogt de druk en kost je energie. Door vooraf te bepalen wat je gaat doen, geef je jezelf rust. Je kunt beoordelen op basis van deadlines, tijd en energie wat de beste keuzes zijn. Als je to-do afspraak begint, kun je direct aan de slag zonder te aarzelen of keuzes te maken.
Maak van je to-do lijst een menukaart
Een ideale to-do lijst is overzichtelijk en werkt voor jou. Zie het als een menukaart: je hebt een overzicht van taken waaruit je kunt kiezen, afhankelijk van hoeveel tijd en energie je hebt. Als je een drukke schooldag hebt gehad en alleen nog een half uurtje over hebt, kies je misschien voor een paar kleinere administratieve taken. Heb je een rustigere dag met wat meer tijd, dan pak je grotere taken aan zoals het voorbereiden van je lessen voor de komende week. Door dit overzicht te hebben, voorkom je dat je verdwaalt in de chaos en heb je altijd een plan voor wat je moet doen.
Hoe creëer je je jouw ideale to-do lijst?
Dit vraagt wat investering van je tijd, maar het is de moeite waard. Begin met het opschrijven van alles wat je moet doen: van oudergesprekken tot lesvoorbereidingen, van administratie tot persoonlijke taken. Vervolgens categoriseer je deze taken op basis van tijd en energie: wat zijn de taken die je snel kunt doen, en welke taken kosten je meer tijd en concentratie? Zodra je deze categorieën hebt, kun je ze plannen in je agenda op momenten die voor jou logisch zijn. Zo creëer je een to-do lijst die werkt voor jou, in plaats van dat jij wordt geleefd door je taken.
De juiste begeleiding maakt het verschil
Dit proces kan overweldigend lijken, zeker in de hectiek van het onderwijs. Bij 2Be-Have bieden we trainingen die je helpen om niet alleen je to-do lijst onder controle te krijgen, maar ook om je werkdruk structureel te verminderen. In onze training ‘Timemanagement voor leraren’ leer je hoe je efficiënter om kunt gaan met je tijd, hoe je prioriteiten kunt stellen en hoe je jouw energie beter kunt beheren. Zo krijg je meer grip op je dagelijkse werkzaamheden, verminder je stress en haal je meer voldoening uit je werk.
Wil je ontdekken hoe deze training jou kan helpen om je werkdruk te verlagen en je werkplezier te vergroten? Plan een kennismakingsgesprek met ons en neem de eerste stap naar een beter georganiseerde en bevredigende onderwijscarrière.
Nog meer timemanagement? Ontdek de training.