Bij elke training of workshop waar de to do lijst een bespreekpunt is, kom ik het tegen. De wereld van de deelnemer is één grote to do lijst! Of twee, of vijf. En er zit er ook nog eentje in de telefoon. En mijn Whatsapp is eigenlijk ook een to do lijst. En ik zet ook dingen die ik moet doen in mijn agenda, maar daar kom ik nooit aan toe. En er staan vast ook dingen tussen mijn aantekeningen waar ik nog wat mee moet. Ik heb ook nog genoeg in mijn hoofd, ’s nachts schrijf ik die wel eens op. Er ligt een notitieblokje op mijn nachtkastje. Conclusie: het zijn er veel, ze zijn overal en ze zijn in ieder geval niet compleet. Hoe kun je zo’n to do lijst dan eigenlijk nog korter maken?

Je kunt je voorstellen dat orde scheppen in de chaos een hele klus is! En dat is geen leuk klusje. Het kost veel tijd en hoe jouw to do lijst eruit gaat zien (qua indeling) bepaal je aan de hand van een aantal stappen. Je doet dat niet even zo maar tussendoor. Zeker tijdens een groepstraining besteed ik veel persoonlijke aandacht aan de voor jou ideale actielijst. Je gaat niet met een algemeen formatje de deur uit. Maar jij leest dit nu en hebt daar dus niets aan. En jij hebt helemaal geen zin of tijd om een workshop te besteden aan jouw ideale to do lijst. Maar je wil er nou wel eens van af! Dat knaagt maar aan je, hij wordt maar langer en onoverzichtelijker en de frustraties stapelen gewoon op.

De simpele oplossing die ik aandraag, is om tijd te plannen in je agenda voor je to do lijst. Dus kijk in jouw agenda voor de komende week en maak to do lijst blokken in je agenda, alsof je een afspraak maakt met jezelf. Zorg ervoor dat niemand anders op deze tijdstippen voor jou iets kan plaatsen in jouw agenda. En houd je eraan, net zoals het een afspraak zou zijn met de tandarts. Die verschuif je ook niet zomaar. Deze afspraak ook niet.

Tweede tip. Wees net zo onbereikbaar als dat je zou zijn als je naar de tandarts gaat. Ofwel volledig onbereikbaar. Je kunt niet bellen, niet reageren op e-mails of alle andere meldingen van je telefoon op het moment dat er vakkundig aan je gebit wordt gesleuteld. Als je blokken tijd reserveert voor je to do lijst, maak die blokken dan niet langer dan een uur. Je kunt in jouw werk en jouw privé-tijd vast wel een uurtje blokken waarin de kans dat er beroep op je wordt gedaan minimaal is. En als zich een probleem voordoet, kan iemand vast wel een uurtje wachten. Zolang er geen brand is uitgebroken of jij eerste hulp moet uitoefenen, is dit een oefening voor de ander om gewoon eens geduld te hebben.

Is dit het nu? Waarschijnlijk heb jij dit allang geprobeerd, op deze manier met de bovenstaande tips, maar heeft het je helemaal niet geholpen. Ervaar jij jouw to do list met net zoveel enthousiasme als een bezoekje aan de tandarts en zit je er nog altijd aan vast. Dat komt omdat de belangrijkste stap om dit WEL tot een succes te maken, nog ontbreekt.

Besluit op het moment dat je een uur reserveert voor je to do lijst, ook precies wat je gaat doen van jouw to do lijst. Jij ziet nu bijvoorbeeld dat jij dinsdag van 16 tot 17 uur tijd hebt om eens flink wat af te strepen. Jij vindt dit een mooie afronding van je werkdag en wellicht heb je eerder die dag al vergaderingen waardoor de kans dat er iemand binnen loopt een stuk kleiner is. Wat zie jij jezelf doen in dat uur? Pak al je to do lijsten bij de hand en kijk naar wat zou werken voor jou. Dat moment is een uitgelezen kans om …. te doen. Bedenk dit dus allemaal van tevoren. Zet de to do’s die je wil doen ook duidelijk in je agenda en vooral…. Als het moment daar is. Ga niets anders doen, dan dat jij je hebt voorgenomen!

De reden waarom het tot nu toe niet heeft gewerkt komt waarschijnlijk doordat jij pas, wanneer dat to do uurtje aangebroken is, gaat bekijken en bedenken wat je gaat doen. Je verliest dan kostbare tijd met keuzes maken, wikken en wegen over wat het belangrijkste zou kunnen zijn want doordat je eigenlijk al begonnen had willen zijn – lijkt eigenlijk alles belangrijk. Doordat je al in het moment zit, wil je ook nog eens sneller die keuze maken. Allemaal vormen van drukverhoging die ervoor zorgen dat je energie verliest en er nog minder uit je handen komt. Juist door dit van tevoren te bedenken, heb je de rust om te beoordelen op basis van deadlines, energie, tijd, middelen e.d. wat je daadwerkelijk gaat doen en wat de beste keuze is. Sta achter je keuze en als jouw To do afspraak begint, kun jij gelijk beginnen!

Jouw eigen ideale to do lijst blijft uiteraard een waardevolle investering van jouw tijd. Hoe creëer je die zodat hij voor jou werkt? Zodat alles wat je wil en moet doen, overzichtelijk is en je, bij wijze van spreken, een menukaart creëert voor jezelf voor de momenten dat jij tijd over hebt. Tijdens de training Pomodoro Productiviteit ga jij deze voor jezelf opzetten. Neem contact met me op om te kijken wanneer de eerstvolgende training is. En tot dat moment, zorg dat je hem rap korter maakt door deze stappen consequent te volgen. Succes!